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La obligación de registrar la jornada laboral

¿Cómo afecta la nueva obligación de registrar la jornada laboral a la protección de datos?

La obligación de registrar diariamente la jornada laboral se ha convertido en una realidad desde el pasado 12 de mayo, y ello, es debido a que el Real Decreto-Ley 8/2019 de 8 de marzo de medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, ha incorporado un nuevo apartado al art.34 del Estatuto de los Trabajadores (apartado 9), en el que regula expresamente la obligación de las empresas de registrar de manera diaria la jornada laboral de los trabajadores.

La nueva regulación obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada laboral incluyendo tanto el inicio de la jornada laboral como el de finalización, y  en consecuencia, se realiza un registro del número de horas realizadas.

Además, se deberán conservar los registros durante 4 años, estando a disposición de los empleados, de sus respresentantes legales y de la ITSS.

¿Me pueden sancionar por incumplir la nueva regulación?

El art.7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS) ha sido modificado por el RDL 8/2019 para tipificar expresamente como infracción grave el incumplimiento de las medidas que establece el nuevo apartado del artículo, por lo que sí te podrán sancionar.

Regulación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social

La instrucción 1/2017 adaptó la antigua instrucción 3/2016 sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y horas extraodinarias, por lo que sería posible que con la nueva regulación la ITSS volviera a adaptar su criterio.

Problemas derivados del registro horario de la jornada laboral

En el ámbito laboral, nos encontramos con situaciones y circunstancias de trabajo muy dispares, conllevando ello una gran cantidad de variedad en cuanto al horario de trabajo y jornada laboral. En este sentido, podemos diferenciar horarios de distinta naturaleza, desde fijos o flexibles a libres  con jornadas continuadas, partidas o intensivas.  A su vez, existen jornadas de trabajo que inician o finalizan en el centro de trabajo y otras que no, sistemas de jornada flexwork…

A todo ello, debemos sumarle una gran disparidad de formas de empresa, desde PYMES a grandes multinacionales, por lo que también serán diferentes en este aspecto las medidas que puedan tener las empresas dependiendo de su tipología y cantidad de trabajadores que tengan a su disposición.

Aunque tal y como veníamos exponiendo en los párrafos anteriores existan notorias diferencias entre los diferentes tipos de horarios, jornadas y empresas en el mercado laboral, y aunque ello podría dar pie a pensar que se deben instaurar medidas distintas para el registro horario de la jornada laboral, no es así. La nueva normativa en esta materia, establece una obligación uniforme y sin excepciones para todas las empresas, sin atender a ningún tipo de norma especial atendiendo a la multiplicidad de situaciones existentes.

Se podría afirmar que existe un vacío legal en cuanto a las medidas de implementación del registro y sistemas de control horario, ya que lo único que se estipula es que tales medidas permitan personalizar y reconocer la totalidad de la jornada de trabajo llevada a cabo por cada trabajador.

Las horas ordinarias y las extraodinarias deberán totalizarse ahora cada mes o semana y la empresa deberá compensarlas con tiempo de descanso o retribución en el plazo de 4 meses.

El registro horario y la protección de datos

Para hacer efectivo el cumplimiento de las nuevas obligaciones impuestas con la entrada en vigor del RDL 8/2019 podemos distinguir entre distintos mecanismos o herramientas que pueden ofrecer la solución para llevar a cabo un efectivo cumplimiento de la legislación vigente, pero no debemos olvidarnos de que sea cual sea el mecanismo que escojamos, la empresa debe analizar antes de implemetar ningún mecanismo, cómo afectaría a los derechos de los trabajadores para que no se vulnere en ninguna ocasión, ningún derecho fundamental de éstos.

Debes tener en cuenta que no todas las metodologías para controlar el horario de los trabajadores son igual de incisivas sobre la privacidad de los trabajadores y, por eso, si eres empresario y estás pensando en cómo llevar a cabo el registro de control horario de los trabajadores de tu empresa, recuerda que antes deberías saber  en qué medida afectará a los datos de tus trabajadores la medida que vayas a implementar en tu negocio, puesto que siempre deberá estar en concordancia con la normativa sobre protección de datos y garantía de los derechos digitales, y especialmente, en lo referente a la esfera de la privacidad, la intimidad y dignidad del trabador.

Para el caso de que se vulnerase algún derecho fundamental o se incumpliese alguna norma prevista en el RGPD, se impondrán las sanciones previstas en la ley.

¿Qué mecanismos poco intrusivos podría usar?

Aunque la mayoría de las empresas es habitual que se utilicen herramientas que conllevan la utilización de nuevas tecnologías en el tratamiento de datos con un nivel de protección añadido (datos biométricos generalmente), existen muchas medidas para el registro de control horario que podríamos tener en cuenta y que son poco intrusivas, entre ellas:

  • Anotar en una hoja la hora de entrada y salida y la firma de cada trabajador.
  • Monitorizar la actividad informática de los ordenadores de los trabajadores para poder saber la hora de inicio del equipo y la hora de apagado.
  • Asignar una tarjeta con un ID o usuario electrónico asignado para que puedan validarla al pasar la tarjeta por un dispositivo colocado en la entrada de la empresa.

¿Y si utilizo mecanismos más intrusivos?

En el caso de que en tu empresa utilices mecanismos distintos de los descritos en el apartado anterior, y resulten mucho más intrusivas ya que traten datos con un nivel de protección especial, como pueden ser los datos biométricos, deberás tener en cuenta que tienes la obligación de informar debidamente a los trabajadores en la medida que viene establecida por el RGPD.

Por ello, en el caso de que tengas establecido en tu negocio un sistema de recogida de huella dactilar para controlar la jornada laboral de los trabajadores, deberás tener en cuenta que al tratarse de un dato biométrico el que estás tratando, tienes la obligación de cumplir con las medidas establecidas por el RGPD e informar a los trabajadores tal y como viene establecido en el mismo.

A día de hoy, este tipo de medidas son las más usadas, ya que las medidas menos intrusivas se han quedado obsoletas y, son a su vez, muy engorrosas. En este aspecto, en el blog de Perfil Asesor podéis encontrar más información sobre una nueva solución digital que ofrecen. Una novedosa herramienta de gestión de recursos humanos que ayuda a las empresas a cumplir con la normativa de jornada laboral de una manera sencilla tanto para el trabajador como para el empresario (https://www.perfilasesor.com/el-registro-de-jornada-laboral-y-la-proteccion-de-datos/).

Disposiciones del RGPD en el tratamiento de datos biométricos

El RGPD establece que si eres empresario, no podrás tratar datos biométricos a excepción de algunos casos muy puntuales, como son los que vienen regulados en su artículo 9, que permite la utilización de datos biométricos para controlar la verificación del cumplimiento del contrato laboral.

En el caso de que trates datos biométricos, deberás tomar medidas de protección adicionales según el volumen y finalidad de los datos que trates.

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