Tras la entrada en vigor del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), muchos sectores se han visto afectados por las modificaciones que ha supuesto la nueva normativa de protección de datos y, ello, abarca la eliminación y destrucción efectiva de la documentación generada o tratada por la empresa, sobretodo aquella que trate datos de carácter personal.
El RGPD, establece que un tratamiento es cualquier acción que se realice sobre datos personales, ya sea la obtención, registro, actualización, comunicación, etc. Las empresas responsables deben garantizar que dichos tratamientos cuenten con las medidas necesarias de seguridad sobre los datos personales, y la destrucción no es una excepción. En esta entrada explicaremos de manera breve la destrucción de documentación y algunas opciones para las empresas.
¿Qué es destruir?
La destrucción implica garantizar que no se podrá tener acceso nuevamente a la información contenida en un documento de ninguna manera en un tiempo posterior. Hay muchos formatos de documentos, pero podemos reducirlo en 2 tipos; formato digital y formato físico. Usualmente en papel o en soportes tecnológicos como CD’s o USB’s. El RGPD exige que los datos personales, y por ende los documentos con información de los mismos, deben ser eliminados cuando ya no sean necesarios para el tratamiento por el que fueron adquiridos. Esto supone ponerle fin a lo que denominamos ciclo de vida del dato.
¿Cómo Destruir?
Debido a que la información en formato físico puede caer en malas manos si se trata de manera descuidada, se debe garantizar que su eliminación sea adecuada. Algunas de las alternativas son realizar el procedimiento directamente utilizando herramientas tecnológicas como la trituradora del papel. Sin embargo, esto supone tomar toda la responsabilidad y realización del proceso de inicio a fin y garantizar las medidas de seguridad necesarias. Otra opción es la de externalizar el servicio de eliminación con una compañía capacitada y autorizada para ese fin. Para este tipo de servicio se debe garantizar la seguridad de la documentación en su transporte, así como su destrucción y sobre todo, la confidencialidad durante todo el proceso.
En cuanto a papel respecta, se deben triturar los documentos en diversos tamaños, formas y calidades. Los niveles más elevados de destrucción de documentos tienen sentido para los documentos confidenciales y sensibles como información que pueda afectar al país o la empresa.
Este proceso garantiza que el proceso de eliminación cumple con todas las medidas de seguridad requeridas. Para poder externalizar este servicio, la empresa contratada debe contar con las certificaciones y autorizaciones reglamentarias para el mismo. Esto posee varias ventajas, entre las cuales, garantiza seguridad y tranquilidad a la hora de evitar posibles sanciones por parte de las autoridades en materia de protección de datos, transferencia de riesgos, ahorro de tiempo, ademas es limpio y amigable con el medio ambiente.
Las Sanciones
El nuevo reglamento modifica en mayor medida la cuantía de las sanciones en caso de infracción que tienen en cuenta el volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero de la empresa. Así, en el caso de infracciones leves, la sanción puede llegar al 2% del mismo, y en el caso de las infracciones más graves, al 4%, alcanzando en ocasiones sumas de mas de 600.000 euros.
Desde Eurodato, confiamos en Elimina SL como empresa homologada con certificación de destrucción. Trabajando de la mano con Elimina SL, aseguramos que la destrucción de documentos nuestros y de nuestros clientes cumpla con la normativa vigente en protección de datos. Actualmente operan en Baleares y cuenta con aliados en todo el territorio español. En caso de no tener implementado el proceso de eliminación y destrucción de información, te sugerimos contactar con ellos a través de su web ( http://www.elimina.info/ ). También pueden encontrarlos en redes sociales como Twitter (@EliminaSL) o Instagram (https://www.instagram.com/eliminamallorca/)
Si después de esta corta introducción sobre la importancia de la eliminación y destrucción de información y su respectivo proceso, todavía tienes alguna duda sobre la misma, no dudes en contactar con nosotros directamente a través de nuestra web (https://eurodato.com/contact/) o, si lo prefieres, escríbenos en nuestras redes sociales:
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